FAQ

Ein zentraler Index der häufigsten Fragen, gruppiert nach dem Bereich im Produkt, in dem sie sich stellen. Jeder Abschnitt verlinkt auf die Seite, auf der die Frage im Kontext beantwortet wird. Steht deine Frage hier nicht, öffne Support in der linken Seitenleiste – das Zellbox-Team meldet sich bei dir.

Tägliche Arbeit

Dashboard

• Warum sehe ich die Liste ausstehender WhatsApp-Antworten nicht? Dieses Widget ist auf Mitglieder mit der CRM-Rolle WhatsApp-Manager:in beschränkt – bitte einen Admin, sie auf der Team-Seite zu vergeben. Die Liste ausstehender E-Mail-Antworten erscheint für alle Mitarbeitenden.
• Was ist das Panel rechts? Ein schreibgeschützter Spickzettel zu Metas WhatsApp-Antwortregeln – das 24-Stunden-Kundenservice-Fenster, was du innerhalb vs. außerhalb senden darfst und die Opt-in-Anforderung. Siehe WhatsApp für die vollständige Referenz.
• Wo sind meine kommenden Termine? Die Kalender-Seite ist die Quelle der Wahrheit für Termine. Das Dashboard dupliziert sie bewusst nicht – es ist eine Triage-Ansicht, kein Kalender.

Kunden

• Worin unterscheidet sich „Aktualisieren“ von der automatischen Aktualisierung? Aktualisieren lädt die Liste einmal neu; Auto-Aktualisieren lädt im gewählten Takt neu.
• Wie lösche ich einen Kunden endgültig? Archivieren ist der primäre Weg – archivierte Kunden verschwinden aus der aktiven Liste, bleiben aber für die Prüfung erhalten.

Kalender

• Warum sehe ich keine Termine eines geteilten Kalenders? Stelle sicher, dass er im Kalenderfilter-Pill angehakt ist. Neu geteilte Google-Kalender erscheinen nicht automatisch; du wählst sie explizit aus.
• Ein in Google gelöschter Termin erscheint weiterhin. Aktualisiere oder warte bis zu 5 Minuten – der nächste Sync übernimmt die Stornierung.
• Warum ist der Titel rot und durchgestrichen? Dieser Termin wurde storniert (entweder durch dich in Zellbox oder über Googles Seite). Er bleibt für Auswertungen sichtbar.

Sync-Status

• Ein Job hängt für immer auf „Läuft“. Starte eine frische Aktualisierung, um einen sauberen Job auszulösen. Tritt es weiter auf, öffne Support in der Seitenleiste.
• Kann ich die einzelnen Termine sehen, die die Sicherheitssperre blockiert hat? Ja. Klappe den quarantänierten Zweig auf der Sync-Status-Seite auf und klicke auf Zurückgehaltene Termine anzeigen →. Ältere Quarantänen (von vor diesem Feature) zeigen stattdessen einen Button Details aus Google nachladen – ein Klick holt die Kohorte erneut und befüllt die Liste nachträglich.
• Was ist, wenn ich eine Quarantäne versehentlich freigegeben habe? Öffne Wiederherstellung, filtere nach Quarantäne freigegeben und deinem Zeitraum, und stelle einzelne Termine wieder her. Das 90-Tage-Fenster startet ab dem Moment der Freigabe/Stornierung.
• Werden quarantänierte Jobs von selbst erneut versucht? Nein – sie warten auf menschliche Prüfung. Der nächste saubere Sync bewertet sie neu; hat Google die Daten in der Zwischenzeit aktualisiert, können Stornierungen automatisch durchgehen.

Wiederherstellung

• Ich habe einen Termin versehentlich gelöscht – ist er für immer weg? Nein. Stornieren, Löschen und Reset sichern den Termin zuerst. Gehe in Wiederherstellung und klicke Wiederherstellen in der Zeile. Du hast 90 Tage.
• Warum ist der wiederhergestellte Termin in Zellbox, aber nicht in Google? Wiederherstellen findet im Zellbox-Mirror statt. Der ursprüngliche Google-Termin ist auf Googles Seite bereits storniert oder gelöscht; lokales Wiederherstellen reaktiviert ihn dort nicht. Lege ihn bei Bedarf manuell in Google neu an.
• Kann ich denselben Backup-Eintrag zweimal wiederherstellen? Ja. Jede Wiederherstellung erzeugt eine frische Mirror-Zeile; der Backup-Datensatz bleibt, solange das 90-Tage-Fenster läuft. Der Button „Wiederherstellen“ ändert sich nach Nutzung in „Erneut wiederherstellen“.

Dokumente

• Was passiert mit Dokumenten beim Löschen eines Workspaces? Alle Dokumente, die dem Workspace gehören, werden zusammen mit dem Rest der Kundendaten zur Löschung eingereiht.
• Können zwei Mitarbeitende dieselbe Datei hochladen? Ja – jeder Upload ist ein eigener Eintrag.

Chat

• Kann ich einen Chat mit mir selbst starten? Nein – Direktchats brauchen zwei verschiedene Personen. Nutze Erinnerungen, wenn du dir selbst etwas notieren willst.
• Wie werden Chats gespeichert? Verschlüsselt im Ruhezustand durch den Infrastrukturanbieter von Zellbox. Das Zellbox-Team kann sie lesen; wir teilen sie nie mit Dritten.
• Sind gelöschte Nachrichten wirklich weg? Inhalt und Anhänge werden geleert; der Nachrichten-Slot bleibt, damit die Timeline ihre Reihenfolge behält. Es gibt kein Undo im Produkt, aber das Zellbox-Team kann eine gelöschte Nachricht etwa 30 Tage lang wiederherstellen – öffne Support in der Seitenleiste.

Kommunikation

WhatsApp

• Der Opt-in-Schalter des Kunden ist aus – warum? Zellbox respektiert den Einwilligungszustand des Kunden. Ist WhatsApp-Opt-in aus, kannst du nicht senden. Aktiviere ihn im Einwilligungen-Tab des Kunden, sobald die Person ausdrücklich zugestimmt hat.
• Wie werden eingehende Nachrichten geroutet? Meta liefert die Nachricht an Zellbox; jede:r Operator:in mit der CRM-Rolle WhatsApp-Manager:in kann sie sehen und antworten.
• Welche Sprache nutzt die Erinnerung?customer.language → Standard-Kundensprache des Workspaces → Englisch. Der gesamte Nachrichtentext – inklusive der „today at 14:30“ / „morgen um 14:30 Uhr“-Formulierung – liest sich in allen 12 Launch-Locales natürlich in der gewählten Sprache.
• Warum wurden einige Erinnerungs-Offsets nicht ausgelöst, als ich einen Termin für heute angelegt habe? Bereits überfällige Offsets (zum Zeitpunkt der Terminerstellung in der Vergangenheit) werden verworfen, wenn sie mehr als 60 Minuten nach ihrer natürlichen Auslösezeit liegen. Mehrere nur knapp überfällige Offsets werden zu einem einzigen Versand zusammengefasst, damit der Kunde nicht eine Flut sich überlappender Erinnerungen bekommt. Der kleinste (am nächsten an „jetzt“) gewinnt.
• Welche Erinnerungs-Vorlage wird gesendet? Zellbox wählt automatisch eine von dreien, abhängig von der Form des Besuchs: Standard (mit Ortsnadel), einfach (ohne Ort) oder virtuell (mit Google-Meet-Button). Siehe WhatsApp → Terminerinnerungen.
• Warum zeigt mein Popup wörtliche Sternchen? Sollte nicht mehr passieren – *fett* / _kursiv_ / ~durchgestrichen~ / `mono` werden zu Formatierungen geparst, und Vorlagen-Buttons erscheinen als tippbare Chips unter der Sprechblase. Siehst du weiterhin rohes Markdown, mach einen Hard-Refresh – dein Browser cached ein älteres Bundle.

E-Mail

• Wohin gehen Bounces? Bounce-Benachrichtigungen erscheinen inline im Thread als Systemnachricht.

Konto & Verwaltung

Allgemein

• Sieht der Workspace-Name den Kunden? Ja – auf Kalendereinladungen (als Organisator-Name) und in E-Mails, die Zellbox in deinem Namen sendet.
• Wo ändere ich den Tarif? Klicke auf Tarif verwalten in der Tarif-Karte; das öffnet die Preisseite, auf der du upgraden kannst.
• Was passiert, wenn meine Karte bei der Erneuerung scheitert? Der Zahlungsanbieter wiederholt nach seinem Standardplan. Der Workspace bleibt während der Versuche aktiv. Schlagen alle fehl, werden Schreibaktionen gesperrt, bis die Zahlung geklärt ist.
• Wo sehe / lade ich vergangene Rechnungen herunter? Über die Abrechnungs-E-Mails, die Zellbox versendet – es gibt keine In-App-Rechnungsliste.

Team

• Kann ein Mitglied später Admin werden? Ja – klicke auf das Rollen-Chip und wähle Admin; die Änderung wirkt sofort.
• Wie sieht „deaktiviert“ für das Mitglied aus? Es kann die Anmeldeseite öffnen, erhält aber eine klare Meldung „Dein Konto wurde deaktiviert“ – die Anmeldung ist gesperrt.
• Verliert ein entferntes Mitglied seine Arbeit? Nein – von ihm angelegte Kunden, geplante Termine und gesendete Nachrichten bleiben ihm zugeordnet. Nur die Mitgliedschaft im Workspace wird entfernt.

API-Schlüssel

• Gelten Schlüssel pro Workspace oder pro Mitglied? Pro Workspace. Alle Admins können alle Schlüssel in ihrem Workspace sehen und verwalten.
• Was sagt „zuletzt verwendet“ aus? Den jüngsten Zeitpunkt, an dem der Schlüssel eine Anfrage authentifiziert hat. Nützlich, um veraltete Schlüssel zu finden.

Google Sync

• Betrifft Reset andere Workspace-Mitglieder? Nein. Jede:r Operator:in hat eine eigene Google-Verbindung; das Zurücksetzen deiner wirkt sich nicht auf die Termine anderer aus.
• Warum nicht auf /calendar? Es ist bewusst unter Konto → Google Sync untergebracht, um es aus dem Tagesgeschäft fernzuhalten.

Vorlagen & Daten

E-Mail-Vorlagen

• Kann ich den Inhalt in HTML formatieren? Ja – der HTML-Inhalt ist der Hauptinhalt; der Text-Inhalt ist der Plain-Text-Fallback.

WhatsApp-Vorlagen

• Warum erscheint meine neue Vorlage nicht? Klicke auf Jetzt aktualisieren. Fehlt sie weiterhin, steckt sie wahrscheinlich noch im PENDING-Review bei Meta – schalte Alle Status anzeigen ein, um sie zu sehen.
• Kann ich eine Vorlage hier bearbeiten? Nein. Bearbeite sie im Meta Business Manager, reiche sie erneut zur Prüfung ein und aktualisiere dann.
• Was passiert, wenn Meta eine Vorlage zurückzieht? Sie wechselt zu REJECTED / PAUSED / DISABLED. Zellbox lässt sie erst wieder senden, wenn sie wieder APPROVED ist.
• Warum zeigt die Seite standardmäßig nur eine Sprache? Der Filter über beiden Tabs ist auf die Standard-Kundensprache deines Workspaces vorausgewählt. Klicke auf + Sprache hinzufügen, um ihn zu erweitern; das X auf jedem Chip entfernt eine Sprache (der letzte Chip kann nicht entfernt werden). Deine Auswahl bleibt im Browser pro Workspace erhalten.
• Welche Sprache nutzt der Erinnerungstext? Die bevorzugte Sprache des Kunden, mit Fallback auf die Workspace-Standardsprache und dann Englisch. Alle 12 Launch-Locales rendern natürlich – die Formulierung „today at 14:30“ / „morgen um 14:30 Uhr“ / „avui a les 14:30“ wird automatisch lokalisiert.
• Wird Katalanisch unterstützt? Ja – im Juni 2026 als 12. Launch-Locale hinzugefügt. Wähle Català im Sprachfilter, um katalanische Vorlagen und deren Vorschauen zu sehen.

WhatsApp-Skripte

• Kann ich ein Skript außerhalb des 24-Stunden-Fensters des Kunden senden? Nein. Meta verlangt außerhalb des Fensters genehmigte Vorlagen; Skripte sind freier Text und werden von Meta abgelehnt. Nutze stattdessen einen Vorlagen-Versand aus dem Aktivitäts-Tab.
• Kann ich mehrere Skripte im selben Workspace haben? Ja – jedes Skript ist ein eigener Ordnerbaum, sodass du Skripte nach Anwendungsfall trennen kannst (Begrüßungen, Erinnerungen, Support-Abläufe usw.).

Fragebögen

• Kann ich einen Fragebogen versionieren? Jedes Speichern erhöht die Version des Fragebogens. Bereits eingereichte Antworten behalten die Version, mit der sie ausgefüllt wurden, sodass alte Antworten auch nach Vorlagenänderungen korrekt gerendert werden.
• Wer füllt Fragebögen aus? Nur Mitarbeitende. Kunden können sie nicht direkt ausfüllen.
• Warum wird eine Zelle in meinem ausgefüllten Spreadsheet komplett schwarz gerendert? Das ist ein Anzeigefehler, keine von dir vergebene Formatierung. Öffne Support in der Seitenleiste, um den Zelleninhalt wiederherzustellen.

Kundenfelder

• Können benutzerdefinierte Felder Validierungsregeln haben? Nur typabhängige Prüfungen – Zahl, E-Mail, Telefon, URL und Datum werden formal geprüft.
• Kann ich Felder zwischen Workspaces teilen? Nein – jeder Workspace hat sein eigenes Schema.
• Sind Werte benutzerdefinierter Felder durchsuchbar? Ja – die Suche in der Kundenliste durchsucht auch Werte von Textfeldern.

Importe

• Kann ich einen Import rückgängig machen? Nicht direkt – es gibt kein Bulk-Undo. Bemerkst du einen Fehler sofort, archiviere jeden fehlerhaften Kunden einzeln aus dessen Detail-Panel.
• Welche Sprache bekommen importierte Kunden zugewiesen? Kaskade pro Zeile: die Sprachspalte der CSV → der Fallback aus dem Defaults-Schritt des Assistenten → die Standard-Kundensprache des Workspaces → der Override des Assistenten (gesetzt überschreibt er alles andere). Kunden landen nie mit leerer Sprache, solange die Workspace-Standardsprache gesetzt ist.

Insights

Ereignisse

• Sind diese Zahlen live? Ja – sie werden bei jedem Öffnen der Seite neu berechnet.
• Wie werden Stornierungen gezählt? Jeder stornierte oder gelöschte Termin zählt.

Referenz

Listenwerte

• Können Listenwerte Farben haben? Heute nicht.
• Wo bearbeite ich jetzt Stornogründe für Termine? Der Editor ist von Benutzerdefinierte Felder → Verwaltete Listen zu Konto → Allgemein → Stornogründe für Termine umgezogen. Alte Lesezeichen auf /settings/list-values leiten automatisch auf den neuen Ort um.
• Werden Listenwerte übersetzt? Heute nicht – Labels werden als Literal-Strings gespeichert; die UI-Sprache der/des Operator:in verändert sie nicht.