Überblick
Zellbox ist ein CRM für Dienstleistungsunternehmen, die Termine mit Kunden vereinbaren – Ernährungsberatung, Praxen, Salons, Nachhilfe, Trainer:innen, kleinere Arztpraxen. Es vereint eine Kundendatenbank mit Google-Calendar-Synchronisation in beide Richtungen, WhatsApp-Business-Nachrichten, Gmail-basierter E-Mail und internem Team-Chat in einem einzigen Workspace.
Was drin ist
Dashboard
Der tägliche Schnellüberblick – ausstehende WhatsApp- und E-Mail-Antworten sowie Kalender-Sync-Hinweise, die Aktion erfordern.
Kunden
Der CRM-Kern: Liste, Suche, ausklappbares Detailfeld (Profil / Einwilligungen / Dokumente / Erinnerungen). WhatsApp- und E-Mail-Threads öffnen sich als Vollbild-Popups über die Aktions-Buttons in der Zeile. Massenimport per Excel.
Kalender
Bidirektionale Google-Calendar-Synchronisation. Multi-Kalender-Auswahl, damit z. B. die Rezeption mehrere Kalender von Behandelnden über einen Bildschirm steuern kann. Termin-Teilen in den internen Chat, Stornierung mit Grund für Auswertungen.
Chat (intern)
Team-Chat mit Direktnachrichten aus der Workspace-Mitgliederliste, Gruppenchats, Antworten, Reaktionen, Bearbeiten/Löschen, Anhängen vom Rechner oder aus der Dokumentenbibliothek des Workspaces sowie das Teilen von Kalenderterminen.
Senden und Empfangen über WhatsApp Business pro Kunde. Einfügbare Skript-Bausteine (Vorlagen → WhatsApp-Skripte) für die häufigsten Nachrichtenabläufe. Pro Konversation „keine Antwort erforderlich“ für das Dashboard markierbar.
Gmail pro Operator:in verbinden; aus dem Kunden-E-Mail-Popup senden; eingehende Antworten mit Anhängen nach Thread gruppiert empfangen. Wenn Gmail nicht verbunden ist, sendet und empfängt Zellbox über den eigenen Mailer in deinem Namen.
Dokumente
Workspace-Dokumentenbibliothek und kundenspezifische Dokumente. Über einen 3-Quellen-Picker als Anhänge im E-Mail-, WhatsApp- oder Chat-Editor wählbar.
Vorlagen
E-Mail-Vorlagen, WhatsApp-Skripte, Fragebögen – alle mit derselben Variablen-Ersetzung im Stil {{customer.firstName}} beim Senden.
Insights
Vorab aggregierte Auswertungen – Volumen, nach Typ, nach Besuchsmodus, nach Betreuer:in, Stornogründe, Spitzenzeiten, Retentions-Kohorten, Vorlaufzeit.
Einstellungen & Verwaltung
Allgemeine Workspace-Einstellungen (inkl. Stornogründe für Termine), Team & Plätze, API-Schlüssel, Google Sync, Wiederherstellung (90-tägiges Sicherheitsnetz für jeden Termin, den Zellbox storniert, löscht oder leert), benutzerdefinierte Felder.
Benutzerrollen
Zellbox unterscheidet zwei voneinander unabhängige Achsen: eine Systemrolle, die festlegt, welche Admin-Oberflächen ein:e Operator:in erreicht, und CRM-Rollen, die bestimmte operative Fähigkeiten freischalten.
Systemrollen
Jedes Mitglied trägt genau eine Systemrolle.
- Admin – Vollzugriff. Workspace umbenennen, Teammitglieder einladen und entfernen, Rollen anderer Mitglieder setzen, Abrechnungsdetails bearbeiten, API-Schlüssel verwalten, Workspace-Standards konfigurieren (Kalendereinladungen, Erinnerungstypen, Standard-Erinnerungsplan).
- Privilegiert – erfahrene:r Operator:in. Kann alles, was ein Mitglied kann, plus sämtliche CRM-Operationen im gesamten Workspace: Kunden anlegen/bearbeiten/archivieren, alle Kunden in der Liste sehen (nicht nur die eigenen), Workspace-Dokumente hochladen/löschen, workspace-weite ausstehende Antworten und Insights sehen, Kunden anderen Betreuer:innen zuweisen. Kann nicht das Team verwalten, die Abrechnung ändern, den Workspace umbenennen oder Workspace-Standards anpassen.
- Mitglied – Tagesgeschäft. Sieht und bearbeitet nur die eigenen Kunden. Kann keine Kunden anlegen oder bearbeiten, keine Workspace-Dokumente hochladen und sieht nur die eigenen ausstehenden Antworten und Insights.
CRM-Rollen
Jedes Mitglied kann zusätzlich eine oder mehrere CRM-Rollen tragen. Sie sind unabhängig von der Systemrolle und steuern bestimmte Verhaltensweisen:
- Kundenbetreuer:in – nur Mitglieder mit dieser Rolle erscheinen im Auswahlfeld „zugewiesene:r Betreuer:in“ im Kunden- und Terminformular. Ein Workspace ohne Kundenbetreuer:innen hat einen leeren Inhaber:innen-Picker.
- WhatsApp-Manager:in – steuert den gesamten WhatsApp-Bereich. Mitglieder ohne diese Rolle sehen keine WhatsApp-Buttons in Kundenzeilen, können das Chat-Popup nicht öffnen, und das Dashboard-Widget „Warten auf deine Antwort“ ist für sie ausgeblendet.