Willkommen bei Zellbox – CRM für Besuche und Gespräche

Nimm ein beliebiges Team, das Kundentermine bucht und auf WhatsApp in Kontakt bleibt. Eine Zahnarztpraxis. Ein Installateurbüro. Einen Salon. Ein Maklerbüro. Eine Tierarztpraxis. Eine Coaching-Praxis. Sie alle vollführen denselben Tanz: Jemand plant den Besuch im Kalender, jemand sendet am Vortag eine WhatsApp-Erinnerung, jemand bestätigt am Morgen, jemand beantwortet eine Rückfrage – meist vier verschiedene Personen, oft von privaten Handys aus.

Ruft die Kundin zwei Wochen später zurück und fragt nach „der Frau, die meinen Termin letzten Monat betreut hat“, hat die Person am Telefon keine Ahnung, wer das ist.

Ich habe Freund:innen und Kund:innen in sehr unterschiedlichen Branchen jahrelang damit kämpfen sehen. Das Muster ist überall gleich:

• Termine liegen in Google Calendar, aber nur die buchende Person weiß, worum es geht.
• Gespräche laufen über WhatsApp, aber auf privaten Handys einzelner Mitarbeitender.
• Kundendaten leben in einer Tabelle – oder in jemandes Kopf.

Für jedes dieser Silos gibt es Tools, aber sie sprechen nicht miteinander, und die operative Realität ist chaotisch. Die meisten CRMs sind für Inside-Sales-Pipelines gebaut, nicht für „Diego ist gerade beim Kunden zu Hause und muss schnell ein Foto schicken“. Die meisten Universal-Inbox-Tools sind stark im Bündeln von Kanälen, aber schwach im Verständnis der terminbasierten Arbeitsweise.

Was Zellbox ist

Zellbox ist das kleinste Werkzeug, das den Termin-und-Gespräch-Workflow von Anfang bis Ende löst:

• Google Calendar ist die Quelle der Wahrheit für das Wann des Termins.
• Die offizielle WhatsApp Business API ist der Kanal, den die Kund:innen tatsächlich nutzen.
• Ein gemeinsamer Posteingang, gebunden an den Kundendatensatz, hält die Konversationshistorie.

Du verbindest Google Calendar einmal pro Nutzer:in. Zellbox achtet auf Termine, die zu einem Kundendatensatz passen, und zeigt sie als geplante Besuche. Von da übernimmt die Automatisierung: eine Erinnerungsvorlage vor dem Besuch, eine Bestätigungsanfrage am Morgen, ein Follow-up danach – Bewertungseinladung, Re-Booking-Anstoß, Pflegehinweise, was immer zu deiner Branche passt.

Vorlagen gehen über die WhatsApp Business API raus: von Meta genehmigt, korrekt deiner Geschäftsnummer zugeordnet, zu Metas Großhandelspreisen abgerechnet – ohne Aufschlag durch Zellbox.

Antwortet die Kundin – oder schickt sie jederzeit eine Nachricht – landet sie im Zellbox-Posteingang an ihrem Thread. Jede:r aus deinem Team kann übernehmen; Kundendatensatz, Besuchshistorie und jede frühere Nachricht sind direkt dabei.

Für wen es ist

Zellbox ist branchenagnostisch, aber als konkretes Bild: So zeigt es sich in verschiedenen Teams:

• 🏥 Arzt- und Zahnarztpraxen – Terminerinnerungen, die Ausfälle reduzieren; Sekundärchecks vor einem Eingriff; Pflegehinweise danach.
• 💼 Außendienstteams – Besuchserinnerungen für Vertriebsmitarbeiter; eine im ganzen Team geteilte Kundenhistorie; „Bin unterwegs“-Pings; automatisches Meeting-Resümee danach.
• 🔧 Handwerk & Dienstleistung – Installateure, Elektriker, HLK, Reinigung. Erinnerungen am Einsatztag, „Bin unterwegs“-Nachrichten und Bewertungen nach dem Besuch.
• 💇 Salons, Spas, Wellness – Buchungsbestätigungen, Re-Booking-Anstöße zum richtigen Zeitpunkt, Geburtstagsgutscheine, kurzfristige Slot-Angebote.
• 🐾 Tierarztpraxen – Impferinnerungen, Nachsorge nach Eingriffen, Notdienst-Triage – ohne den Gesprächsfaden zu verlieren.
• 🏘️ Immobilien, Coaching, Nachhilfe – Besichtigungen, Sessions, Follow-ups. Ein Gesprächsfaden pro Kontakt, egal wer im Team zuletzt dran war.

Die drei Säulen (Kalender / WhatsApp / Posteingang) sind universell – nur Vorlagen und Automatisierungsregeln variieren.

Was wir nicht bauen

Zellbox ist kein vollständiges Pipeline-und-Deal-Stages-CRM. Wir wollen HubSpot oder Salesforce nicht ersetzen. Wenn dein Job aus Quoten, Opportunity-Rollups und Forecast-Roll-Forwards besteht, wirst du in einem dieser Tools viel glücklicher.

Wir bauen auch nicht „noch eine Universal-Inbox“. Davon gibt es genug; die meisten sind stark im Bündeln von Kanälen, aber schwach im Verständnis der terminbasierten Arbeitsweise. Zellbox ist meinungsstark: Kunden, Besuche, Gespräche. Drei Entitäten, eng verzahnt.

Der Weg nach vorn

Marketing-Site, Doku und Registrierungsfluss sind heute live. Das Produkt selbst rollt in iterativen Releases über die nächsten Monate aus:

• Kundendatensätze + manuelle Terminplanung – zuerst
• Google-Calendar-Integration mit automatischer Besuchserkennung – als Nächstes
• WhatsApp-Business-Verbindung + ausgehende Vorlagenversendungen – danach
• Eingehender Webhook + der vereinte Posteingang – der Meilenstein, der alles zusammenfügt
• Erinnerungs-Engine – Vor-/Während-/Nach-Besuch-Automatisierung mit branchenspezifischen Vorlagen-Startern

Wenn du eine Praxis, einen Salon, ein Vertriebsteam oder ein Handwerksbüro führst – oder jemanden kennst, dessen Leben damit messbar besser würde – registriere dich bitte. Frühe Anwender:innen prägen, was wir bauen, in welcher Reihenfolge und wie es sich im Alltag anfühlt.

Hast du Feedback, Meinungen oder Geschichten aus der spezifischen Sicht deiner Branche auf diesen Workflow – ich würde sie wirklich gerne hören. hello@support.zellbox.com.

— Nacho